Een digitaal gesprek ruimte geven en deelnemers inspireren en activeren

Omgevingsvisie

De gemeente Utrecht stond in juni 2020 voor de uitdaging om samen met bewoners een omgevingsvisie voor het Kanaleneiland and Transwijkte organiseren terwijl het door de Corona crisis niet mogelijk was om elkaar te ontmoeten.

Uitdaging:
Bewoners inspraak geven nu fysiek bijeenkomen niet mogelijk is, en waarborg hun privacy

Methode:
Online workshops met o.a. wordclouds, moodboards en pointers. AVG-proof QANDR garandeerd privacy.

Aantal:
3 workshops met telkens 20-25 deelnemers

In de zoektocht naar een passende oplossing boekte Lars Schotel, senior adviseur in diverse Utrechtse participatieprojecten, een QandR-demo. Daarin zag hij hoe QandR op een leuke, laagdrempelige manier deelnemers kan helpen om (parallel aan elkaar) gelijktijdig input te leveren tijdens een online groepsbijeenkomst. De workshops die ze planden zouden over verschillende onderwerpen gaan, en de diversiteit aan (gemakkelijk telefonisch te bedienen) interactievormen (modules) die QandR biedt zou daar goed bij kunnen passen.

We zochten een tool die op een slimme manier een goed digitaal gesprek ondersteunt. Dat gemakkelijk meningen inventariseert, maar ook ruimte geeft voor een verdiepend gesprek. De intuïtieve en visuele aspecten van QandR vielen op. Het verzamelt wel reacties op vragen, maar biedt vooral de ruimte om erover te discussiëren. Inclusief de optie om afbeeldingen als antwoorden te gebruiken. QandR leek ook iets dat iedereen snapt (wat bleek te kloppen).

Lars Schotel, senior adviseur bij de gemeente Utrecht

De oplossing moet AVG bestendig zijn

Een belangrijke eis voor alle tools die de gemeente Utrecht gebruikt is dat de privacy van de deelnemers aan een sessie gewaarborgd is. Gelukkig is QandR zo ontwikkeld dat mensen aan sessies kunnen deelnemen zonder zich te hoeven registreren. QandR vereist geen enkele vorm van persoonlijke informatie (zelfs geen nickname). Een deelnemer tikt een link aan op zijn of haar telefoon en voert vervolgens een code in, waarna hij of zij direct kan deelnemen aan de sessie. Het systeem zelf weet niets over de deelnemers, voor- of achternaam en telefoonnummer blijven onbekend voor QandR. Dit was een bewuste keuze bij de ontwikkeling van het product. De GDPR stelt dat grote zorgvuldigheid moet worden betracht met persoonlijk identificeerbare informatie. Door ervoor te kiezen deze informatie in het geheel niet op te vragen of op te slaan, is de privacy maximaal gewaarborgd.

Toen de privacy waarborging helder was kon de gemeente Utrecht een akkoord geven op het gebruik van QandR en inmiddels hebben zij QandR ingezet voor project rond de omgevingsvisie en de energie transitie. Deze online bijeenkomsten werden steeds in de avond gegeven vanaf 20:00 tot 21:30 en in deze use-case beschrijving laten wij graag een aantal voorbeelden de revue passeren.

Visualisaties zijn startpunt gesprek

Hieronder twee screenshots uit de workshop Groen, waarin met 24 deelnemers meer nuance werd gezocht in de verschillende soorten groen die kunnen worden toegevoegd aan hun wijk. Zij konden hun ideeën toelichten aan de hand van een luchtfoto waarin ze konden aanwijzen waar ze graag meer groen zouden zien. Door een stip te bewegen op een trackpad op hun telefoon, zagen deelnemers hun stippen direct op het hoofdscherm meebewegen en konden ze de juiste plek aanwijzen. Een unieke feature van QandR die intuïtief antwoorden stimuleert.

Vervolgens werd in een wordcloud gezocht naar de nuances in het type groen dat daar dan mee bedoeld werd.

Voor zowel de luchtfoto met pointers als voor de wordcloud geldt dat deze steeds het startpunt waren voor het gesprek. Deelnemers werden betrokken bij het vraagstuk doordat zij via hun telefoon plekken en ideeën instuurden, waar de gespreksleider vervolgens inging en verschillende mensen het woord gaf om hun standpunt mondeling toe te lichten.

Visueel en speels via moodboards

In de workshop van 16 juni stonden Jongeren centraal. Hoe is de wijk nu voor jongeren, hoe kan de gemeente hen betrekken in de toekomstplannen voor de wijk? Uit de grading (rapportcijfer) werd met een 4,5 al snel duidelijk dat de 22 deelnemers van mening zijn dat de huidige wijk voor jongeren te weinig te bieden heeft.

Alhoewel de grading met het gemiddelde een kwantitatief cijfer geeft, is dat niet de essentie van deze module. Het gaat er om dat de facilitator snel ziet welke cijfers er gegeven worden en vervolgens aan de hand van de kleurtjes (die deelnemers de hele sessie vasthouden) kan vragen aan deelnemers om hun oordeel kwalitatief toe te lichten. Vervolgens werd in deze workshop van de gemeente Utrecht ook nog via een Wordcloud aan de deelnemers gevraagd wat hier nu het effect is van de slechte faciliteiten, waarmee de urgentie van de issue ook snel duidelijk werd.

In de zoektocht naar oplossingen werd via onderstaand moodboard gevraagd wat jongeren dan het liefst doen als ze buitenshuis zijn.

De visuele kracht van het moodboard kwam mooi naar voren in het bordje van een nooduitgang dat werd ingestuurd. Uit de toelichting van de betreffende deelnemer bleek dat het huis uitgaan vaak te maken heeft met het ontvluchten van de leefomstandigheden binnenshuis, die niet altijd even goed zijn. De meeste huizen in deze wijk zijn vrij klein terwijl er wel grote families wonen, met bijvoorbeeld 6 gezinsleden.

Deze zoektocht naar concrete faciliteiten of diensten die de gemeente daadwerkelijk kan aanbieden, werd verder uitgediept in onderstaande wordcloud.

In de wordcloud werden een aantal woorden heel erg groot omdat deze door veel deelnemers in de meeting door upvoting werden benadrukt (naast eigen woorden insturen kun je in QANDR ook woorden van andere deelnemers upvoten, die worden dan groter). Voorbeeldfiguren werden door deelnemers belangrijk gevonden, maar ook een plek om goed te hangen, zoals een buurthuis in zelfbeheer, is iets dat momenteel ontbreekt en moet worden toegevoegd.

Niet zwart-wit in hokjes drukken

In een eerder stadium, tijdens een bijeenkomst begin maart, die nog fysiek georganiseerd was, hadden bewoners van de wijk aangegeven dat ze graag weer ‘Trots’ op hun wijk willen zijn. Tijdens de online workshop van 16 juni werd het onderwerp ‘Trots op de wijk’ verder onder de loep genomen. Wat bedoelen bewoners hier nu precies bij? Welke vormen van Trots zijn er in de praktijk? En hoe kan de gemeente daar op inspelen in haar bestemmingsplan, bijvoorbeeld bij inrichting van de Rooseveltboulevard, waar mogelijkheden zijn om extra faciliteiten aan te bieden? Of de wijk al een buurt is om trots op te zijn, werd besproken aan de hand van het onderstaande dilemma waarbij deelnemers hun standpunt konden innemen door hun stip te plaatsen op een as met links ‘Hebben we al voor elkaar’ en rechts ‘Moet veel voor gebeuren’. Behalve dat duidelijk werd dat de meningen hierover verdeeld zijn, was het ook goed te zien dat deelnemers hierbij verschillende nuances zagen. In de toelichting werd ook duidelijk dat deelnemers elk zo hun eigen perspectief hadden op dit vraagstuk.

Ten opzichte van de klassieke meerkeuzevraag (poll), heeft het dilemma (pointer op een as) voor deelnemers het voordeel dat zij niet gedwongen worden om een zwart-wit keuze te maken, maar ook bijvoorbeeld ergens rechts van het midden kunnen gaan zitten. In de toelichting op dat soort standpunten zaten dan ook duidelijke meer genuanceerde argumenten, waarin zowel redenen tot trots als tot zorg werden uitgesproken. Voor de facilitator is het prettig dat het dilemma direct een visueel overzicht geeft van de standpunten, en bijvoorbeeld eerst iemand van het linkerspectrum aan het woord kan laten en daarna iemand die meer aan de rechterkant zit.

Real-time invloed uitoefenen

Het leuke aan QANDR is dat de visuals beïnvloedbaar blijven gedurende de tijd dat het onderwerp besproken wordt. In het geval van bijvoorbeeld een dilemma houdt dat in dat als iemand erg goede argumenten geeft voor een bepaald standpunt, je de stippen hier ook op kan zien reageren. Deze directe 'live’ interactie geeft deelnemers het gevoel dat ze ook rechtstreeks invloed op het gesprek hebben. Dat creëert een heel andere ervaring dan andere systemen, waar deelnemers het gevoel krijgen een soort enquête in te vullen waarbij hun respons ergens verderop in het overleg, tegelijkertijd met de antwoorden van alle deelnemers, tevoorschijn komt. QANDR onderscheidt zich door de real-time interactie met de telefoons. Dat geldt voor alle modules, maar is het krachtigst bij de pointer-modules (zoals aanwijzen op een kaartje of bovenstaand dilemma). Elke beweging met de vinger van de deelnemer op de telefoon verandert direct, voor iedereen zichtbaar, de positie van hun stip (pointer) op het hoofdscherm. Deze rechtstreekse interactie geeft deelnemers veel meer het gevoel dat zij echt ‘in control zijn’, dat zij direct de inhoud bepalen en daarmee ook duidelijk zeggenschap hebben in het gesprek.

We zochten ook een tool die zo’n digitaal gesprek ruimte geeft en deelnemers inspireert en activeert. Die ruimte ontstaat bijvoorbeeld doordat mensen de stip ook tussen plaatjes kunnen plaatsen; daarmee iets anders kunnen zeggen dan wij programmeerden. Activatie ontstaat door de digitale ‘bodyvoting’ en ‘deep democracy’ die mogelijk zijn door het werken met de stip. Juist dat antwoorden nooit definitief zijn roept actie van de deelnemers op. Je ziet aan het bewegen van hun stip tijdens het gesprek dat ze elkaar beïnvloeden; van mening veranderen, tot nieuwe ideeën komen. Lars Schotel, senior adviseur gemeente Utrechtse

Het gemak waarmee je als facilitator het gesprek op gang brengt komt mooi naar voren in de onderstaande variant van de pointer. Hierbij konden deelnemers, in plaats van een kaart of luchtfoto, op een collage van foto’s van gebouwen het onderwerp ‘trots op hun wijk’ bespreken en ging de facilitator meer specifiek in op de rol die architectuur en onderhoud speelt bij de mate van ‘trots zijn op’. Wat opvalt in onderstaand screenshot is dat het overgrote deel van de deelnemers er voor koos om een bestaand complex aan te wijzen dat onlangs gerenoveerd is. In de toelichting op die keuze kwam naar voren dat sinds de renovatie de gehele buurt met meer aandacht en zorg met de fysieke leefomgeving omgaat, in die zin dat mensen nu ook investeren in mooie planten in hun tuin en een straat die schoon blijft. Dit onderwerp bleek tijdens de workshop vele malen belangrijker dan een groots prestigieus gebouw neerzetten, wat met de toren links onderin wordt uitgebeeld.

Bovenstaande pointer is tevens een mooi voorbeeld van het visuele en speelse karakter van QANDR, dat het voor deelnemers makkelijker maakt om hun eigen standpunt te verwoorden. Dat QANDR deelnemers daarbij niet in hokjes duwt, wordt mooi geïllustreerd door de deelneemster met de roze pointer in de bovenstaande screenshot, die duidelijk kiest om beide foto’s aan te raken. In haar toelichting gaf zij aan dat beide foto’s haar op een bepaalde manier aantrokken en zij geen keuze wilde maken. Dat dit in QANDR ook niet per se hoeft, en dat je in een dilemma ook meer genuanceerd over een as kunt schuiven, doet recht aan de complexiteit van de werkelijkheid.

Gesprek met ruimte voor nuances

De voorbeelden illustreren dat met QANDR, ook al is de groep wat groter, de dialoog het karakter kan behouden van een kwalitatief en inhoudelijk gesprek, waarin ook ruimte is voor nuances. Deze in QANDR ingebedde kracht van de nuance heeft zijn oorsprong in de ontstaansgeschiedenis van de tool. QANDR is oorspronkelijk ontwikkeld om kwalitatief onderzoek te faciliteren waar genuanceerde discussies essentieel zijn om de juiste inzichten te genereren. Zie bijvoorbeeld onze partner Motivaction, die al ruim voor Corona gebruik maakte van QANDR tijdens focusgroepgesprekken in haar kwalitatief marktonderzoek. Wij vinden het leuk om te zien dat er tijdens deze crisis meer vraag is ontstaan in de hoek van burgerparticipatie. Maar we hopen wel dat deze nieuwe partners ook inzien dat QANDR niet enkel voor online sessies geschikt is, maar dat de techniek ook prima ingezet kan worden met een groot scherm en smartphones in een buurtzaaltje. Of op een hybride manier, zowel op locatie als op afstand. Noterik is die mogelijkheden aan het verkennen en in een volgend nieuwsbericht geven we jullie daar graag een update over.

Terug naar de use-case bij de gemeente Utrecht. In haar bestemmingsplan heeft de gemeente ruimte voor nieuwe faciliteiten, bijvoorbeeld bij inrichting van de Rooseveltboulevard die langs het Merwedekanaal loopt. In onderstaand moodboard werd deelnemers gevraagd wat voor soort activiteiten men daar dan graag zou zien.

Een deel van de deelnemers maakt daarbij gebruik van de functie om plaatjes te zoeken op het internet, maar ook de mogelijkheid om foto’s te uploaden van de telefoon of korte teksten in te sturen wordt, zonder extra uitleg, direct gebruikt door de deelnemers.

Ook geschikt voor niet professionals

De manier waarop deelnemers zonder problemen via plaatjes suggesties gaven voor de Rooseveltboulevard, toont het gebruiksgemak van QANDR. Daar waar veel online tools eerder geschikt zijn voor professionals, kun je via de verschillende QANDR modules ook gemakkelijk met niet-professionals in gesprek. Of je nu de pointer gebruikt om iets aan te wijzen, of samen een moodboard maakt, QANDR maakt het makkelijk met een telefoon-interface die ook zonder professionele achtergrond of extra uitleg begrepen wordt. Dat deelnemers van de online workshops deze werkvorm waarderen kwam ook mooi terug in de twee afsluitende vragen die bij elke workshop gesteld worden. Zie hieronder de antwoorden van de workshop Groen, gehouden op een dinsdagavond in juni.

Dit is hoe deelnemers hun ervaring individueel en als groep waardeerden. In een open wordcloud vraag konden deelnemers tenslotte nog hun suggesties geven voor de aankomende workshops.

Stadsgesprek Nieuwe Energie

De sessies rond de omgevingsvisie zijn voor de gemeente Utrecht zo goed bevallen dat zij een QANDR abonnement hebben aangeschaft waar sindsdien verschillende sessies mee zijn gehouden. Een indrukwekkend project was daarbij het Stadsgesprek Nieuwe Energie, wat in januari 2021 heeft plaatsgevonden. Hierin werden in totaal 11 sessies georganiseerd met in totaal 235 verschillende deelnemers.

In de 11 sessies van het Stadsgesprek Nieuwe Energie werden verschillende stakeholder gehoord over de spelregels die zijn belangrijk achten bij realisatie van plannen rond nieuwe energie voorzieningen voor de stad. Download hier een pdf waarin de resultaten van al deze sessies zijn samengevoegd.

Zelf een keer een QANDR meemaken?

Wil je een keer zelf meedoen met een QANDR sessie? Boek dan een vrijblijvende demonstratie. Wil je gewoon gelijk zelf aan de slag, vraag dan een facilitators account aan.