Betrek iedereen erbij, op afstand en op locatie

Hybride overlegvormen

Het blijft een heel bizarre situatie waar we door Corona in zijn gegooid. Maar met alle beperkingen in ons sociaal gedrag en alle kansen rond digitaal samenwerken lijkt het er op dat we de ergste fase van de pandemie achter ons gaan laten. Maar hoe nu verder? En komt er nu soort van magisch omslagpunt dat alles weer terug gaat naar het oude normaal? En wanneer bereiken we dat punt? Wanneer is dat moment dat we weer een meeting in een fysieke ruimte gaan organiseren?

Veel van onze klanten stellen zich deze vragen af en ook in de ontwikkeling van QANDR denken we hier in mee. Wij zelf denken eigenlijk dat de vraag, wanneer kunnen we weer fysiek? niet de goede vraag is, of dat het alvast een vraag is die zich lastig laat beantwoorden. Want als je deze vraag stelt veronderstel je dat er echt een duidelijk omslagpunt komt. Een moment waarbij risico's voor alle groepen onder een bepaald niveau zitten en iedereen zich weer kan gaan gedragen zoals voor de pandemie. En dan ga je er ook vanuit dat iedereen weer vrolijk op de fiets, in de tram of in de auto stapt, dat het thuiswerken en minder reizen geen gemeengoed is geworden. Enkel de vraag stellen, wanneer er weer een fysieke bijeenkomsten is, veronderstelt eigenlijk dat er geen permanente verandering heeft plaatsgevonden, een aanname waar wij bij Noterik niet in geloven.

Hybrid visual-03.png

In de ontwikkeling van QANDR zoeken wij naar een meer flexibele oplossing, liefst eentje waarbij je niet meer de vraag hoeft te stellen, gaan we fysiek of digitaal?, maar dat we in beide situaties, en zelfs in een mix daarvan op effectieve wijze een oplossing wordt geboden.

De meest voor de hand liggende optie, die tijdens de pandemie ook veelvuldig wordt ingezet, is de variant waarbij het QANDR hoofdscherm via een video-conferencing systeem (VC) zoals Zoom of Teams aan de deelnemers op afstand wordt getoond. Dat is een heel effectieve methode en het was voor ons ook interessant om te horen dat een aantal klanten dachten dat QANDR specifiek voor dit doeleinde ontwikkelt was. Laten we daar ook gelijk duidelijk over zijn, dat is niet waar, QANDR werd voor de pandemie, met name in marktonderzoek veelvuldig ingezet tijdens fysieke meetings, dat is ook een van de voornaamste reden dat de smartphone, die iedereen tijdens een fysieke bijeenkomst al op zak heeft, zo'n centrale rol heeft gekregen in het interactie ontwerp van het systeem.

Maar wat doen we nu in een situatie waarbij de maatschappij langzaam weer open gaat, waarbij een deel van de mensen elkaar weer kunnen zien, maar waarbij een deel ook nog steeds afstand wil bewaren? Wij denken dat dit heel realistisch scenario is, ten minste nog voor heel 2021, en dat ook QANDR op zo'n situatie zal moeten kunnen inspelen. In plaatsen van te vragen, doen we het fysiek of digitaal, hebben wij ons in de zomer van 2020 de vraag gesteld, hoe bereiken we beide? Hoe bedien je deelnemers op een zo praktisch mogelijk manier zowel fysiek als digitaal? Hoe zou een hybride oplossing van QANDR er in de praktijk uit moeten zien?

Juist om het praktisch te houden denken we dat QANDR geen permanente afhankelijkheid zou moeten hebben van een VC tool zoals Teams of Zoom. Als dat gemakkelijk ingezet kan worden, moet je dat natuurlijk wel doen, maar in een situatie waarbij een deel van de mensen fysiek aanwezig is wil je weer niet dat die per see een applicatie moeten installeren om gehoord te worden. Na een rondje inventariseren bij onze vaste klanten van wij tot de volgende wensen voor QANDR hybride gekomen:

  • Hoofdscherm visualisaties als stream via een link beschikbaar stellen
  • Video en audio van de facilitator in deze stream integreren
  • Mogelijkheid tot hand-op-steken en tekstuele vraag stellen, voor alle deelnemers
  • Audio deelnemers op afstand in deze stream integreren
  • Audio deelnemers in de zaal in deze stream integreren
  • Optioneel nog beeld en geluid van een gastspreker aan de stream toevoegen

Zoals je in het lijst kunt zien, is dit traject nog in ontwikkeling en zijn slechts een aantal functionaliteiten in beta opgeleverd. Een eerste grote stap die al wel gezet is, is dat het hoofdscherm door een facilitator gemakkelijk omgezet kan worden in stream die door mensen op afstand bekeken kan worden. Voor deze streaming oplossing hebben we gekozen voor het WebRTC protocol, wat als voordeel heeft dat er nauwelijks vertraging is en de pointer net zo soepel loopt als in een situatie waarin Zoom of Teams gebruikt wordt. In een project met de gemeente Meijerstad is deze techniek al succesvol toegepast.

Een tweede functionaliteit die reeds opgeleverd is, is het beeld en geluid van de facilitator wat wij via de webcam van de computer kunnen aftappen en als een overlay aan de stream kunnen toevoegen. Zo kunnen mensen op afstand naast de visualisaties ook de facilitator volgen die op de verschillende antwoorden ingaat. De facilitator kan daarbij kiezen om zijn eigen beeld tijdelijk full-screen te plaatsen of de video in een kleiner formaat ergens naast de visualisatie te positioneren.

De overige punten uit de lijst staan nog op onze to-do list en daar wordt op dit moment aan gewerkt. Abonneer je op onze nieuwsbrief als je meer wilt horen over deze ontwikkeling en beta releases wilt uitproberen.